В Правительстве Российской Федерации модернизировали версию Временного регламента работы в системе взаимодействия проектных офисов

Департамент проектной деятельности правительства РФ утвердил модернизированную версию Временного регламента работы в Системе взаимодействия проектных офисов.

Работать в системе предстоит сотрудникам проектного офиса Белого дома, ведомственным проектным офисам ФОИВ, организациям, ответственным за федеральные и ведомственные проекты, проектным офисам субъектов РФ, губернаторам, Федеральному казначейству, Аналитическому центру, Минфину, АНО «Национальные приоритеты» и прочим организациям. Допускается подключение дополнительных участников, если это будет способствовать достижению национальных целей развития. Однако добавить или отобрать учетную запись может только правительство РФ.

Для всех пользователей создаются группы поддержки, помогающие работать в системе. Каждому участнику система присваивает ранг, соответствующий его уровня, среди которых: владелец процесса, куратор процесса, руководитель проектного офиса, руководитель группы поддержки, сотрудник группы поддержки, методолог рабочего процесса, менеджер базы знаний, менеджер по контролю качества, менеджер продукта, менеджер контента, менеджер инцидентов, администратор системы. При этом ничто не мешает одному чиновнику присвоить сразу несколько ролей, если он обоснует, что это в интересах Родины.

Сроки работы в системе жестко регламентированы и контролируются сотрудниками аппарата Белого дома. Подать запрос можно в режиме 24/7, при этом отвечать на запрос обязательно с понедельника по пятницу с 9 до 18 часов по местному времени. В системе содержатся геолокационные данные о часовом поясе, в котором работает пользователь, в целях исключения возможности использования часовых поясов для в нарушении работы системы.

Система также предусматривает возможность ускорения рассмотрения в случае возникновения крайней срочности, однако причины указанной срочности также необходимо указать и обосновать. Система допускает, чтобы автор «сверскоростной» задачи указал время вплоть до конкретного часа, к которому ему нужен ответ.

В случае игнорирования запросов в системе также доступен режим «Эскалация вопроса». Тогда запрос поступает начальнику лица, которому был произведен первичный запрос, либо начальнику начальника этого лица. Группа поддержки должна принимать задачу в течение 24 часов. Однако следует сразу классифицировать, что конкретно случилось: потенциальный инцидент, уже свершившийся инцидент, возникшая проблема.

Если возникает конфликтная ситуация, руководство групп незамедлительно привлекает куратора, чтобы оперативно её решить. При этом нельзя переназначать запросы между различными группами влияния. В любом случае надо нацеливаться на то, чтобы запрос был максимально быстро и корректно обработан с достижением результата в интересах граждан.

Каждый участник системы в итоге заполняет форму «Обратной связи», в которой может по пятибалльной шкале оценить всё, с чем столкнулся, и мотивированно указать на тех виновных, кто недостаточно включился в решение вопроса, особенно если имеют место злоупотребления.

Мероприятия направленные на обеспечение коммуникаций среди участников проектной деятельности напрямую влияют на эффективность реализации поставленных целей и достижения результатов. Оперативное реагирование на возникающие проблемные вопросы, а также возможность корректировки неэффективные мероприятия в проектной деятельности позволяет снизить риски его реализации и как следствие обеспечить достижение заявленных целей.

The Government of the Russian Federation has upgraded the version of the Interim Regulations for work in the system of interaction between project offices

The Department of Project Activities of the Government of the Russian Federation has approved an upgraded version of the Interim Regulations for work in the System for Interaction between Project Offices.

Employees of the White House project office, departmental project offices of the federal executive authorities, organizations responsible for federal and departmental projects, project offices of constituent entities of the Russian Federation, governors, the Federal Treasury, the Analytical Center, the Ministry of Finance, ANO "National Priorities" and other organizations will have to work in the system. Additional participants are allowed to join if this will contribute to the achievement of national development goals. However, only the government of the Russian Federation can add or remove an account.

Support groups are created for all users to help them work in the system. The system assigns each participant a rank corresponding to his level, including: process owner, process curator, project office manager, support team leader, support team employee, workflow methodologist, knowledge base manager, quality control manager, product manager, content manager, incident manager, system administrator. At the same time, nothing prevents one official from assigning several roles at once, if he justifies that this is in the interests of the Motherland.

The terms of work in the system are strictly regulated and controlled by the staff of the White House apparatus. You can submit a request 24/7, while responding to a request is mandatory from Monday to Friday from 9 a.m. to 6 p.m. local time. The system contains geolocation data about the time zone in which the user works, in order to exclude the possibility of using time zones to disrupt the system.

The system also provides for the possibility of expediting consideration in the event of extreme urgency, but the reasons for this urgency must also be indicated and justified. The system allows the author of a "superfast" problem to specify the time up to a specific hour by which he needs an answer.

In case of ignoring requests in the system, the "Escalation of the question" mode is also available. Then the request is sent to the head of the person to whom the initial request was made, or to the head of the head of this person. The support team must accept the task within 24 hours. However, you should immediately classify what exactly happened: a potential incident, an incident that has already happened, a problem that has arisen.

If a conflict situation arises, the leadership of the groups immediately involves the curator in order to quickly resolve it. However, requests cannot be reassigned between different influence groups. In any case, it is necessary to aim at ensuring that the request is processed as quickly and correctly as possible with the achievement of a result in the interests of citizens.

Each participant of the system eventually fills out the “Feedback” form, in which they can evaluate everything they have encountered on a five-point scale and point out in a motivated way those guilty who are not sufficiently involved in resolving the issue, especially if there are abuses.

Activities aimed at ensuring communication among the participants of project activities directly affect the effectiveness of the implementation of the goals set and the achievement of results. A prompt response to emerging problematic issues, as well as the ability to correct inefficient measures in project activities, reduces the risks of its implementation and, as a result, ensures the achievement of the stated goals.
Прокрутить вверх